Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Geschäftsprozessmanagement – Ausführlicher Leitfaden

Geschäftsprozessmanagement ist ein mehrstufiger Ansatz zur Verbesserung interner und externer Prozesse, um Geschäftseinnahmen zu generieren und gleichzeitig Kunden zu bedienen. Die Vielfalt der Arbeitskräfte und die Steigerung der Gewinne sind einige der anderen Faktoren, die mit dem Geschäftsprozessmanagement zusammenhängen. Im Zusammenhang mit dem Geschäftsprozessmanagement gibt es mehrere Methoden. Sie analysiert den entwickelten Prozess, das Änderungsmanagement, das Funktionieren des Modells unter verschiedenen Bedingungen und seine kontinuierliche Verbesserung, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen. Das Geschäftsprozessmanagement hat eine sehr breite Perspektive und ändert sich je nach organisatorischen Rollen, Regeln, Taktiken und den damit verbundenen Veränderungen. Viele Methoden sind mit dem Geschäftsprozessmanagement verbunden und umfassen Six Sigma, Lean Management und Agile, um die Prozesse noch weiter zu verbessern.

Wenn die Organisationen wachsen, werden die Geschäftsprozesse zu komplex, um sie zu bewältigen. Es ist niemals möglich, die Prozesse mit automatisierten Werkzeugen zu bewältigen. BPM-Tools wurden entwickelt, um große Unternehmen und die damit verbundenen Prozesse zu unterstützen. Es werden automatisierte Arbeitsabläufe entwickelt, und die BPM-Tools entwickeln sich mit der Zeit weiter. Diese Tools werden nun mit KI, maschinellem Lernen und intelligenten Technologien integriert, um die Reichweite weiter zu erhöhen. Mit dem Aufschwung des digitalen Geschäfts verlagert sich der Schwerpunkt nun auf Front-End-Prozesse, zu denen die Einbindung von Kunden und Mitarbeitern gehört.

Wie funktioniert BPM?

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine schwierige Aufgabe für die Organisation. Die Umsetzung hängt von der Größe des Unternehmens, den Prozessen, der Kultur, dem technischen Fortschritt, den Ressourcen und der vorherrschenden Kultur ab. Der Geschäftsprozess kann eng oder weit gefasst sein, und er kann auf eine einzige Änderung oder eine Vielzahl von Änderungen angewendet werden. Vom Onboarding neuer Kunden bis zur Änderung einer Gruppe von Prozessen funktioniert BPM je nach Situation perfekt. Der Wert, den die Prozessänderung hat, ist etwas, das die Organisationen dazu veranlasst, die Änderung umzusetzen.

Um Unternehmen aller Größenordnungen zu helfen, wurde dieser Leitfaden entwickelt, der die Vorteile, die Herausforderungen und die Prozesse erläutert, die eine effektivere Nutzung ermöglichen. Die Automatisierungsprozesse und die Verbesserungen bei der Umsetzung wurden ausführlich erläutert. Auch die Übersicht über das BPM und die Automatisierungswerkzeuge, die den Prozess unterstützen, wird ausführlich erläutert.

Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements

Das Management von Geschäftsprozessen ist für jede Organisation wichtig, da es den Unternehmen ermöglicht, langfristig erfolgreich zu sein. Einige der gebräuchlichsten Beispiele für Prozesse, die Unternehmensziele vorantreiben, sind die folgenden:

Entwicklung und Einführung neuer Produkte
Auftragsabwicklung
Kundenbetreuung Management
Onboarding eines neuen Mitarbeiters

Es gibt Hunderte oder sogar Tausende von Genehmigungen, die mit dem Abschluss der oben genannten Prozesse verbunden sind. An dem Prozess sind mehrere Akteure beteiligt, darunter IT, BPO und andere Maschinen innerhalb des Unternehmens. Ein guter Geschäftsprozess wiederholt nicht nur diese Schritte, sondern wiederholt auch den Erfolg der Prozesse, die konstante Ergebnisse liefern. Diese Schritte stellen sicher, dass die Organisationen die gewünschten Ergebnisse erzielen und wissen, welche Ressourcen zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind. Es besteht kein Risiko einer Unter- oder Überbeanspruchung der Ressourcen. Die Prozessverbesserung erfolgt auch durch kontinuierliche Messungen, so dass Grauzonen hervorgehoben und die Prozesse bei Bedarf verfeinert werden.

Wenn die Prozesse nicht gut definiert und auf ihre Produktivität hin überprüft werden, leidet nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Produktivität und Effizienz werden beeinträchtigt. Wenn ein ineffizienter Prozess implementiert wird, untergräbt dies nicht nur die Unternehmensziele, sondern spiegelt auch eine schlechte Planung seitens des Managements wider.

BPM wird kontinuierlich eingesetzt, um sicherzustellen, dass schlecht gemanagte Prozesse niemals implementiert werden. Wenn das BPM gut und im Einklang mit den Unternehmenszielen durchgeführt wird, stellt es sicher, dass das Produkt und die Dienstleistungen innerhalb kürzester Zeit und zu geringeren Kosten geliefert werden. Die integrierte Prozessverbesserung sorgt auch dafür, dass die rückständigen Schritte verbessert werden und produktiv werden. Auch den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmenssektors wird Rechnung getragen. Der andere wichtige Grund, der damit zusammenhängt, ist:

Stadien des BPM-Lebenszyklus

BPM ist, wie bereits beschrieben, ein umfangreiches Thema, das es abzudecken gilt. Es gibt insgesamt 05 Phasen, die befolgt werden müssen, um das BPM-Projekt effizient zu beschreiben:

Entwerfen: Analysieren Sie die Lücken im aktuellen Prozess und entwickeln Sie dann einen neuen Prozess unter Verwendung von Automatisierung und Standardisierung.
Modell: Die Simulation des entwickelten Prozesses sollte durchgeführt werden, um zu sehen, in welchen Szenarien er am besten funktioniert.
Umsetzen: Durchführung von Verbesserungen, einschließlich Standardisierung und Qualitätskontrolle.
Überwachen: Stellen Sie sicher, dass die umgesetzten Pläne auch überprüft werden, um zu sehen, wie die Arbeit ausgeführt wird.
Optimieren: Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, um sicherzustellen, dass Sie die beste Geschäftsprozess-Automatisierung ohne Probleme und Schwierigkeiten erhalten.

In einigen Terminologien gibt es einen^6. Prozess, der ebenfalls enthalten ist und als Business Process Reengineering bezeichnet wird. Er bezieht sich auf den Prozess, bei dem die Änderungen neu erfunden werden, wenn sie nicht funktionieren. Dazu gehört in der Regel der Einsatz von Automatisierung, um den Prozess auf Autopilot zu fahren, anstatt immer wieder einzugreifen.

Der BPM-Lebenszyklus ist nicht so einfach, wie es scheint, und es sind mehrere Monate erforderlich, um die Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten. Eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung der anderen Abteilungen sind ebenfalls erforderlich. Beim Onboarding eines Mitarbeiters beispielsweise sind nicht nur die Personalabteilung, sondern auch die IT-Abteilung für die Ausstellung von Berechtigungsnachweisen und Systemen sowie die Finanzabteilung für die Steuerunterlagen zuständig.

Die Verbesserung von Geschäftsprozessen umfasst unter anderem folgende Punkte:

Spezialisten für Geschäftsziele richten sich an den Geschäftsprozessen aus
Prozessentwicklung durch Fachleute
Eigentümer von Geschäftsprozessen
Mitarbeiter, die den Prozess nutzen und Feedback geben
IT-Fachleute, die für die Implementierung der entsprechenden Tools und Prozesse verantwortlich sind

Von der Planung bis zum Test und von der Umsetzung bis zum Feedback ist das BPM eine Methode, die Tausende von Dokumenten erzeugt. BPM muss gut organisiert und verwaltet werden, sonst besteht ein großer Spielraum für Misserfolge.

BPM-Best-Practices

Seit seinen Anfängen hat sich BPM stark verbessert, und es geht darum, den Prozess auf Kurs und im Einklang mit den Unternehmenszielen zu halten. Eines ist sicher: BPM ist ein Geschäftsprozess und kein IT-Management-Aufwand und sollte daher auch als solcher behandelt werden, so Morris in seinem Artikel “16 BPM Best Practices zur Sicherstellung des Projekterfolgs”.

Jede BPM-Initiative ist eine Verschmelzung von IT-Prozessentwicklung und Geschäftsprozessverbesserung. Das Hauptaugenmerk sollte immer auf der Entwicklung von Geschäftsprozessen und dem Organisationsmanagement liegen. Es stellt sicher, dass das BPM mit der Weiterentwicklung des Unternehmens auch verbessert wird und sich von Zeit zu Zeit an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.

Wenn ein BPM-Kompetenzzentrum entwickelt wird, wird es alle derartigen Änderungen für alle mittleren und großen Unternehmen überwachen. Einige weitere Tipps von Morris:

Interdisziplinäre Teamleitung und -bildung
Verwendung einer formalen BPM-Methodik
Simulationsmodellierung verwenden

Leistungsmanagement mit definierten KPIs, die in die Workflow-Modelle integriert sind.

Was sind die BPM-Profis?

Die Verbesserung der Prozesse und der Arbeitsqualität steht im Mittelpunkt der BPM-Implementierung. Dies ist auch einer der Hauptgründe, warum die Unternehmen BPM einsetzen. Ein gut geplantes und ausgeführtes BPM wird nicht nur die betrieblichen Herausforderungen lösen, sondern auch Verschwendung und Fehler reduzieren, um die Flexibilität zu erhöhen, Veränderungen zu unterstützen und Zeit zu sparen, um sicherzustellen, dass den Kunden insgesamt bessere Produkte und Dienstleistungen geliefert werden.

Nachfolgend sind einige der Gründe aufgeführt, aus denen BPM ein sehr effektives Managementinstrument ist:

Weniger menschliche Eingriffe führen zu weniger Fehlern und verringern das Risiko
Die Analyse-Dashboards ermöglichen es den Managern, den Prozess genauer zu betrachten und die Grauzonen zu identifizieren
Automatisierungswerkzeuge sorgen dafür, dass die Effizienz gesteigert wird und die Mitarbeiter nur bei Bedarf mit den Systemen interagieren.
BPM gibt den Mitarbeitern auch mehr Zeit, um die Lücken in den Prozessen zu erkennen, die zu einer kontinuierlichen Verbesserung und Erweiterung führen.

BPM ist nicht nur in jeden Prozessschritt und in die Geschäftsabläufe eingeflossen. Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Unternehmen von BPM profitieren können, klicken Sie hier.

Das Dilemma des Geschäftsprozessmanagements

Es gibt mehrere Gründe, die zu einem Scheitern der BPM-Implementierung führen können, einige davon sind die folgenden:

Mangel an hochkarätiger Beteiligung und Unterstützung
Unklare Unternehmensziele und -vorgaben
Unzureichende Prüfeinrichtungen
Verwirrung über die Werkzeuge, die für eine bestimmte Arbeit benötigt werden
Prozessgrauzonen, die die Prozesse unterbrechen
Keine Prozesstransparenz und schlechte Protokollführung
Verträge mit Dritten und Anreize, die für die Organisation unklar sind

Sie können auch Lawtons Artikel lesen, um herauszufinden, wie Sie die oben genannten Herausforderungen überwinden können, falls sie auftauchen.

Zertifizierungen für Geschäftsprozessmanagement

IT-Zertifizierungen stellen sicher, dass nicht nur Ihre Fähigkeiten verbessert werden, sondern dass auch die Umsetzung perfekt erfolgt. Sehen Sie sich die Top 10 Business Process Management-Zertifizierungen des Jahres 2022 an, um nicht nur Ihre Fähigkeiten zu verbessern, sondern auch Ihre Karriere zu fördern.

Geschäftsprozessmanagement kategorisch

Beachten Sie, dass BPM eine sehr weit gefasste Perspektive ist und viele Werkzeuge und Prozesse für die vollständige Umsetzung verwendet werden. Einige Fachleute bezeichnen die Arten des Geschäftsprozessmanagements als kategorisch. Diese sind wie folgt:

Systemzentriert: Das sind Automaten, die in die Prozesse integriert sind und kein menschliches Eingreifen erfordern. ERP und CRM sind einige der wichtigsten Beispiele für BPM, die systemzentriert sind.
Menschenzentriert: Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Form von BPM, die für die Interaktion mit Menschen entwickelt wurde. Diese Prozessanwendungen bieten detaillierte Dashboards, Benachrichtigungen und Warnungen. Kurz gesagt, es ist ein menschenzentrierter Ansatz
Dokumentenzentriert: Dieser Ansatz beruht auf der Überprüfung und Unterzeichnung der Verträge. Der Prozess umfasst Formatierung, Unterzeichnung und Überprüfung. Das BPM konzentriert sich in einem solchen Szenario auf jeweils einen Ansatz zur sofortigen Dokumentenprüfung.

Ebenen der Besorgnis im BPM

Die Ebenen der Besorgnis müssen in BPM gemessen und gleichzeitig unterschieden werden. Zu diesem Thema gibt es verschiedene Ebenen, nämlich die Geschäftsprozessebene, die Unternehmensebene und die Implementierung. Es gibt verschiedene Aktivitäten auf verschiedenen Ebenen, die eine unterschiedliche Beteiligung anderer Abteilungen erfordern. Das Lieferkettenmanagement, bei dem BPM eingesetzt wird, ist ein Paradebeispiel. Die Unternehmensebene kann der Ansicht sein, dass die Lieferkette nicht wie geplant oder wie gewünscht funktioniert. Das bedeutet, dass eine Neugestaltung erforderlich ist. Die zuständige Abteilung bietet verschiedene Auswege an, die von der Geschäftsleitung genehmigt werden müssen. Hier wird ein CRM-System eingesetzt, die IT-Abteilung wird eingebunden, und es werden neue Stellen geschaffen, die auch die Personalabteilung einbeziehen. Sie können auch einen Blick auf das dreistufige Modell von Harmon werfen, das bei den Fachleuten für Geschäftsprozessmanagement sehr beliebt ist.

BPM Beispiele und Anwendungen

BPM-Anwendungen werden in vielen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt. Einige Beispiele hierfür sind folgende:

Personalwesen: Die Personalabteilung kann durch den Einsatz von BPM effizienter werden. Vom Onboarding über die Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zum KPI-Management kann die Personalabteilung alle Funktionen mit großer Leichtigkeit ausführen. Die Verwaltung von Stundenzetteln und die Einführung neuer Verfahren können die Arbeitsabläufe erheblich verbessern und sogar den Papierverbrauch verringern, wenn man sich für elektronische Formen von Dokumenten entscheidet.
Finanzen: Diese Abteilungen erhalten von jedem implementierten BPM-Formular eine Vielzahl von Unterlagen. Bei den Finanzprozessen erhalten diese Abteilungen zu viele E-Mails und Papierformulare. Vom Einkaufsprozess bis hin zu schnellen Prozessen der medizinischen Rückerstattung kann mit Leichtigkeit und Perfektion gearbeitet werden.
Verkäufe: BPM-Tools können den Austausch von Verkaufsangeboten und die Erstellung von Anfragen sofort koordinieren, so dass der Verkaufszyklus verkürzt wird. Da Verkaufsprozesse auch eine Mischung aus menschlichen und systemzentrierten Prozessen sind, wird der Einsatz von BPM den Prozess weiter fördern.

Arten von BPM-Technologien

BPM wird eingesetzt, um das Geschäftsleben zu erleichtern und Prozesse zu automatisieren. Es wird auch als BPM-System bezeichnet und besteht aus einer Reihe verschiedener Technologien, die Folgendes umfassen:

Mining-Tools, die für die Entdeckung, Darstellung und Analyse von Aufgaben verwendet werden, die die Geschäftsprozesse steuern
Grafische Darstellung von Daten mit BPMN-Tools
Workflow-Management mit Hilfe von Engines, die den Ablauf von Aufgaben automatisieren, so dass ein Geschäftsprozess mit Leichtigkeit abgeschlossen wird
Geschäftsregel-Engines, so dass der Endbenutzer bei jeder Änderung nicht mit dem Entwicklungsteam in Kontakt treten muss
Testen der Prozesse, um zu prüfen, wie sie in Echtzeit funktionieren, noch bevor sie kodiert werden.

Es gibt eine neue, erweiterte Definition von BPM, die erklärt, was der Prozess ist, wie er funktioniert und was Sie von der Software erwarten können. Einige der wichtigsten Entwicklungen in diesem Zusammenhang sind die folgenden:

IBPMS: Der Begriff steht für ein intelligentes Geschäftsprozessmanagementsystem. Sie wird von den Anbietern genutzt, um den Kunden zu vermitteln, dass sie nach dem Kauf den neuesten Stand der Technik nutzen werden. Zu diesen Technologien gehören Echtzeit-Analysen, maschinelles Lernen und komplexe Verarbeitung. Das BPM ist stärker datengesteuert und dynamisch, so dass es sich bei Bedarf ändern kann. Hinzu kommen weitere Funktionen wie Zusammenarbeit und die Förderung sozialer Medien.

LCNC: Low Code No Code ist eine der am weitesten verbreiteten Formen des Geschäftsprozessmanagements. Das bedeutet, dass die Unternehmen nicht auf professionelle Programmierer angewiesen sind, um Änderungen an ihren Prozessen vorzunehmen. Endbenutzer und Geschäftsprozessverantwortliche können auch Änderungen vornehmen, die erforderlich sind, was den Benutzern mehr Freiheit gibt und die Prozesse beschleunigt.

RPA vs. BPM: Robotische Prozessautomatisierung und BPM wurden von einigen als die größten Rivalen betrachtet und werden nun als die besten Partner angesehen. RPA ist eine der besten Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu imitieren. Sie sind immer automatisiert, um sicherzustellen, dass die Arbeit genauso erledigt wird wie von Menschen. Auch auf Altanwendungen, die über keine benutzerfreundliche Schnittstelle verfügen, kann automatisch zugegriffen werden. Dies ist auch eines der Verkaufsargumente für RPA. Dieser Typ eignet sich eher für automatisierte Aufgaben, aber diese Funktion wird mit der Weiterentwicklung des Programms immer weniger genutzt.

BPM ist kein Softwareprogramm, sondern eine Methode zur Bearbeitung von Aufgaben für das Unternehmen. Die durchgeführte Entwicklung berücksichtigt Lean Management, Agile und Six Sigma. BPM wurde möglicherweise nicht in die Automatisierung integriert. Unternehmen, die BPM einsetzen, konzentrieren sich eher auf das Ergebnis als auf den Prozess selbst. BPM beinhaltet auch eine kontinuierliche Prozessverbesserung. BPM entwickelt sich weiter und ermöglicht es den Unternehmen, eine Reihe von Tools zu erhalten, die die Prozessentwicklung fördern. Von der agilen Transformation bis zur Implementierung – BPM macht das Leben für Unternehmen einfacher.

Unterm Strich: Die RPA-Automatisierung entwickelt sich zu einem Rückgrat für Unternehmen und macht die Implementierung einfach. RPA wird als Teil des BPM-Toolkits angeboten. Klicken Sie hier, um mehr über BPM und RPA zu erfahren und wie sie zusammenarbeiten können.

Wie hoch sind die Kosten für BPM?

Experten sind der Ansicht, dass die Kosten von BPM von folgenden Faktoren abhängen:

Umfang des Projekts
Anzahl der Nutzer
Transaktionen pro Stunde
Anzahl der Standorte
Jährliche Nutzung

Sobald der Einsatz von BPM innerhalb einer Organisation definiert ist, werden die BPM-Funktionen ausgewählt. Es wird darauf geachtet, dass keine Fähigkeit zu wenig genutzt wird, und die Beseitigung solcher Probleme führt auch zu Kosteneinsparungen. Es erfordert eine vollständige Bearbeitung und ein tiefes Eintauchen in die Software und wird immer von Fachleuten durchgeführt.

Neben der Softwarespeicherung müssen auch die Kosten für Cloud-Speicher, Datenspeicherung, Schulungen und technische Gebühren im Auge behalten werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen können die Kosten bis zu 50.000 Dollar betragen, für große Unternehmen bis zu 1 Million Dollar. Dies hängt von der Verwendung des Programms und den Produkten ab, auf die zugegriffen wird. Der Preis ist jedoch verhandelbar.

Zukunft des Geschäftsprozessmanagements

BPM ist ein strukturierter Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es handelt sich um einen sich entwickelnden Mechanismus, der den Unternehmen zeigt, wie sie im^21. Jahrhundert arbeiten werden. Von der sich verändernden Umgebung dieser digitalen Welt bis hin zur Fernarbeit während des COVID 19 müssen die Unternehmen die Prozesse überprüfen, damit sie ohne Probleme arbeiten können.

Mit den Veränderungen entwickeln sich die Unternehmen weiter und neue Trends werden in den Mittelpunkt gestellt, damit das BPM effektiver arbeiten kann. Einige der Trends, die sich derzeit entwickeln und in den kommenden Jahren sicherlich weiterverfolgt werden, sind die folgenden. Die gleichen Trends werden auch in Lawtons 6 Trends, die die Zukunft von BPM bestimmen, erläutert.

Endbenutzer-Entwicklungswerkzeuge ermöglichen es den Benutzern, das BPM selbst zu entwickeln. Sie ist eine der besten Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern, indem sie neue Wege aufzeigt und umsetzt.
Für die Geschäftsprozesse werden intelligente Technologien wie KI, RPA und maschinelles Lernen eingesetzt. Sie stellt sicher, dass die Prozesse effizient genutzt und weiterentwickelt werden, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt.
Die wichtigsten Softwareanwendungen werden für die Integration mit dem BPM verwendet und sorgen dafür, dass die Wirkung des BPM in Bezug auf die Technologie und die BPM-Prinzipien weitreichend ist.
Automatisierte Process-Mining-Tools sorgen dafür, dass die Prozesse optimiert und die Grauzonen erkannt werden. Die Arbeit, die in der Vergangenheit an demselben BPM geleistet wurde, wird von den Systemen übernommen, so dass die Zuordnung einfach wird.
Adaptives Prozessmanagement, d. h. die Fähigkeit zur iterativen Prozessmodellierung in Echtzeit, wird die Flexibilität der Prozessautomatisierung erheblich verbessern.

Der Einsatz von BPM zur Verbesserung und Optimierung der Front-End-Geschäftsprozesse, die mit Mitarbeitern und Kunden in Kontakt stehen, wird zu einem Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.