Rechnungsstellung

Die Umstellung auf elektronische Kostenrechnungen - Workflow-Automatisierung mit KI

Das Versenden und Empfangen von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens. Es ist daher wichtig, dass das Verfahren so transparent und straff wie möglich ist. In der Vergangenheit wurden Rechnungen ausschließlich auf Papier bearbeitet. Die Unternehmen mussten Rechnungen ausdrucken, verschicken und auf die Bestätigung und Bezahlung durch den Kunden warten. Doch dank moderner Technologie hat die Automatisierung des Rechnungsfreigabe-Workflows die Rechnungsbearbeitung auf ein neues Niveau gehoben. Das System hat es den Unternehmen erleichtert, ihre Rechnungen mit äußerster Genauigkeit und Transparenz zu verwalten. Mit einem gut eingeführten elektronischen Workflow-System für Kostenrechnungen können Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Ausgaben behalten, Kosten senken und die Unternehmensleistung verbessern.

Phasen der Automatisierung des Rechnungsfreigabe-Workflows mit KI

Empfang von Rechnungen. Es braucht KI.

Liegt eine Rechnung in Papierform vor, scannt das Unternehmen sie nach Erhalt ein. Danach erkennt und sammelt ein Subsystem mit künstlicher Intelligenz alle relevanten Daten der elektronischen Rechnung, sobald sie in das System eintritt (Auftragnehmer, Betrag, Adresse, Spezifikation usw.). Darüber hinaus ermittelt die KI die Informationen unabhängig von der Struktur der Rechnung, dem Ersteller oder der Genauigkeit der Eingabe der Informationen. Der Mitarbeiter, der für die Qualitätskontrolle der Rechnungserkennung zuständig ist, erhält alle extrahierten Daten auf einem bestimmten Formular, das für die Überprüfung geeignet ist.

Manuelle Verifizierung

Die Mitarbeiter überprüfen die Richtigkeit der Rechnung, indem sie die Angaben mit Fortschrittsberichten, Quittungen und anderen Dokumenten vergleichen. Der Überprüfungsprozess hilft, Probleme wie fehlende Informationen und Preisdiskrepanzen zu erkennen.

Genehmigungsverfahren

Die Rechnung wird dann nach Überprüfung aller Angaben genehmigt. Je nach Unternehmen muss die Rechnung vor der Zahlungsfreigabe möglicherweise mehrfach unterschrieben werden.

Buchhaltung

Das System speichert einen permanenten Transaktionsdatensatz in der Buchhaltung, auf den Sie später zurückgreifen können.

Die Schritte zur Automatisierung des Rechnungs-Workflows mögen überschaubar erscheinen. Stellen Sie sich nun ein Unternehmen mit Tausenden von Lieferanten oder Kunden vor, die jeden Monat ihre Rechnungen versenden. Hier beginnt die Komplexität. Glücklicherweise können die Unternehmen die oben genannten Phasen leicht ändern, wenn sie ihre Arbeitsabläufe ändern.

Die Vorteile eines Rechnungs-Workflow-Management-Systems

Ein Rechnungsmanagementsystem kann den Cashflow des Unternehmens verbessern, indem es die Verfolgung von Zahlungen und die Verfolgung verspäteter Zahlungen erleichtert. Dies kann eine große Hilfe für Unternehmen sein, die ohne ein solches System Schwierigkeiten haben, ihre Finanzen im Griff zu behalten. Hier sind die wichtigsten Vorteile eines Rechnungsmanagementsystems.

Gesteigerte Produktivität

Das System minimiert die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der manuellen Bearbeitung einer Rechnung verbringt. Mit der Rechnungsautomatisierung werden die Mitarbeiter entlastet und können sich auf andere wichtige Bereiche des Geschäftsbetriebs konzentrieren.

Wirkungsgrad

Ein System zur Automatisierung des Rechnungs-Workflows sorgt für einen effizienteren Prozess, von der Rechnungserfassung bis zur Genehmigung. Alle Rechnungen werden elektronisch geprüft und genehmigt. Dadurch wird die physische Bewegung der Rechnungen von einer Abteilung zur anderen minimiert.

Genauigkeit

Alle Phasen des Rechnungsworkflows werden überwacht, um Unstimmigkeiten zu beseitigen. Dadurch werden häufige Fehler, die bei der papiergestützten Rechnungsstellung auftreten, wie z. B. Berechnungsfehler und doppelte Rechnungsstellung, vermieden.

Reduzierte Kosten

Durch den Wegfall des Drucks von Rechnungen und der manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen senkt das elektronische Rechnungssystem die Kosten.

Integration mit anderen Transaktionssystemen

Verbesserung der Kommunikation zwischen den Abteilungen

Das beste System zur Automatisierung des Rechnungs-Workflows sollte mit anderen Backflow-Office-Systemen integriert werden. Es sollte mit Systemen wie Buchhaltungssoftware, Lieferantenportal und Cash-Management-System zusammenarbeiten. Diese Integrationsfunktion trägt dazu bei, die Genauigkeit und Effizienz der Transaktionen zu maximieren. Integrationswerkzeuge können auch dazu beitragen, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern und die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen zu ermöglichen.

Merkmale eines Rechnungsworkflow-Automatisierungssystems mit AI

Eine Software zur Verwaltung des Rechnungs-Workflows rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess, indem sie die damit verbundenen Aufgaben automatisiert. Hier sind fünf wichtige Funktionen der Software.

Automatisierte Erstellung von Rechnungen

Die Software erstellt automatisch Rechnungen auf der Grundlage von Informationen aus Ihrem Vertriebssystem oder anderen Datenquellen.

Automatischer Empfang von Rechnungen

Alle Rechnungen Ihrer Geschäftspartner werden sofort von der Software erkannt, die auch alle wesentlichen Daten von ihnen sammelt. Da der Roboter nie müde wird, ist er schnell und bequem.

Wiederkehrende Rechnungen einrichten

Wenn Sie regelmäßige Kunden haben, kann die Software wiederkehrende Rechnungen einrichten und diese automatisch versenden.

Geschichte der Aktivität

Die beste Rechnungsverwaltungssoftware protokolliert jeden Rechnungseintrag. So erfahren Sie, wer für die vorgenommenen Änderungen verantwortlich ist.

Kundenmanagement

Die Software hilft Ihnen bei der Verwaltung der Kontoinformationen Ihrer Kunden, so dass Sie Rechnungen und Zahlungen leicht verfolgen können. Dazu gehören Name, E-Mail, Adresse und Telefonnummer.

Abrechnung in Echtzeit

Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Zahlungsdaten des Kunden. So können die Kunden die Rechnung mit wenigen Klicks bezahlen.

Automatische Rechnungsfreigabe

Die Software leitet Rechnungen zur Genehmigung an die entsprechenden Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen weiter.

Verfolgung von Rechnungszahlungen

Eine gute Rechnungsverwaltungssoftware ist in der Lage, die Zahlungen für Rechnungen zu verfolgen. So wissen Sie, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.

Berichte und Analysen

Die Software kann Berichte und Analysen zu Ihrem Rechnungsstellungsprozess liefern, so dass Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermitteln können.