Automatisierung der Verarbeitung von Primärdokumenten im Bereich der Energie

Unternehmen

DTEK

Region

Ukraine

Industrie

Energie

Hintergrund

DTEK ist der größte private Betreiber im Energiesektor der Ukraine, das Unternehmen mehr als 1,2 Millionen Kunden betreut.

Die Firma überträgt mehr als 8,9 Milliarden kWh Strom pro Jahr. DTEK hat Dutzende von regionalen Abteilungen, mehr als 50.000 Mitarbeiter und Tausende von Vertragspartnern.

*Es gibt drei Hauptarten von Dokumenten, mit denen DTEK arbeitet :*

Dokumente, die von Mitarbeitern der Abteilungen des Kunden in ERP erstellt, gedruckt, unterschrieben und mit einem “nassen” Siegel versehen werden;

Dokumente, die von Mitarbeitern der Abteilungen des Kunden in ERP erstellt und von EDS unterzeichnet wurden;

Von Auftragnehmern erhaltene Papierdokumente, die nicht in den Buchhaltungssystemen des Unternehmens enthalten sind.

Problem

Die eingeführten Automatisierungssysteme erfüllen nicht alle Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenkontrolle und -verarbeitung.

Der Teil des Austauschs von Primärdokumenten mit Auftragnehmern bleibt "digitalisiert".

Teilweise werden Dokumente in ERP- und anderen Unternehmenssystemen erstellt, teilweise auf Papier.

Aufgabe

Lösung

Nach der Einführung von Nectain werden die Papierdokumente der Auftragnehmer automatisch gescannt, mit den erforderlichen Attributen versehen und in elektronischer Form zur Kontrolle weitergeleitet.

Die Integration mit dem ERP-System wurde eingeführt, um die Arbeit der Bediener zu erleichtern. Beim Scannen erkennt das System den Text des Dokuments.

Die Informationen über das Dokument und das Dokument selbst aus dem ERP werden in Nectain eingegeben, wo die Dokumentenkarte automatisch erstellt und ausgefüllt wird. Danach wird das Dokument automatisch an die Kontrollabteilung weitergeleitet.

Die Kontrollabteilung hat die Möglichkeit, die Vollständigkeit des mit dem Dokument gelieferten Pakets zu überprüfen.

Wenn Fehler in den Dokumenten entdeckt werden, erhält der "Besitzer" des Dokuments automatisch eine Nachricht, dass das Dokument abgeschlossen werden muss.

Controller haben die Möglichkeit, Servicedokumente direkt auf der Karte des Dokuments, zu dem sie gehören, mit Hilfe vorkonfigurierter Vorlagen zu erstellen.

Für die Buchhaltung und die Steuerabteilung wurde eine separate Integration mit dem ERP-System des Unternehmens implementiert, die eine Verknüpfung des im Nectain-System erstellten Dokuments mit den im ERP-System gespeicherten Dokumenten ermöglicht.

Der Kunde hat die Möglichkeit, die Qualität der Arbeit aller am Datenverarbeitungsprozess beteiligten Mitarbeiter zu kontrollieren. Scriptim zeichnet alle Aktionen der Mitarbeiter bei der Arbeit mit Dokumenten auf.