Wenn ein Projekt beginnt, sollte die erste Frage, die Ihnen in den Sinn kommt, lauten: Was könnte schief gehen?
Manch einer mag eine solche Sichtweise für negativ halten, aber praktische Projektmanager berücksichtigen diese Frage. Wenn ein Projekt beginnt, treten Risiken auf, und das Beste ist, eine Strategie zur Risikominderung zu entwickeln, um zu wissen, wie man mit Risiken umgeht.
Einige Risiken sind bekannt, aber die Arbeit mit dem Unbekannten ist hier das eigentliche Problem. Es gibt praktische Schritte, die unternommen werden können, um die Arbeit zu erledigen. In diesem Artikel werden wir die Strategien erörtern, die zur Minderung der Risiken eingesetzt werden können, sobald diese identifiziert sind.
Was ist Risikomanagement bei Projekten?
Das Risikomanagement ist ein Prozess, bei dem eine Bedrohung für ein Projekt ermittelt und analysiert wird. Sie umfasst auch die Analyse des Projektlebenszyklus, damit das Projekt auf Kurs bleibt. Sie ist kein reaktiver Prozess und sollte Teil des Planungsprozesses sein, damit das Risiko im Falle des Eintretens gemildert werden kann.
Ein Risiko ist alles, was sich auf das Budget eines Projekts auswirkt oder den festgelegten Zeitplan beeinträchtigt. Risiken sind erst dann real, wenn sie nicht eintreten, und wenn sie eintreten, werden sie als Probleme betrachtet, die angegangen werden müssen. Risikomanagement ist also ein Prozess, der die Bedrohung analysiert, die Risiken identifiziert, plant und priorisiert, die auftreten könnten oder bevor sie zu Problemen werden.
Für verschiedene Projekte hat das Risikomanagement unterschiedliche Bedeutungen. Für Großprojekte bedeutet dies eine umfassende Planung und eine Gesamtstrategie, die zu Plänen führt, mit denen die Probleme, die sich aus den Risiken ergeben, vollständig überwunden werden können. Für die Projekte der unteren Ebene bedeutet dies, dass die Vorgänge einfach in Aufgaben mit niedriger, mittlerer und hoher Priorität eingeteilt werden.
Beginn mit Risikomanagement
Analysieren Sie zunächst die Projektleistungen, von denen Sie annehmen, dass sie erbracht werden. Mit anderen Worten: Die Projektcharta muss so verfasst werden, dass sie die Vision, die Ziele, den Umfang und die Ergebnisse des Projekts umfasst. Das Projekt muss in verschiedene Phasen unterteilt werden, damit die Risiken in jeder Phase ermittelt und in der Anfangsphase des Projekts gemindert werden können.
Sie können auch auf andere Ressourcen als Ihr Team zurückgreifen, aber Sie müssen darauf vorbereitet sein. Traditionelle Projektleiter informieren ihr Team nur per E-Mail über die Risiken, aber das sollte nicht der Fall sein. Als Projektmanager sollten Sie den Kunden, die Lieferanten, das Management und Ihr gesamtes Team einbeziehen, bevor eine Risikomanagementsitzung durchgeführt wird.
Die Vorlage für die Risikoverfolgung ist ein weiterer Aspekt des Risikomanagements. Sobald das Risiko identifiziert wurde, muss es in der Vorlage protokolliert werden, damit die Risikostufen priorisiert werden können. Der nächste Schritt ist der Risikomanagementplan, in dem alle negativen und positiven Aspekte des Projekts sowie die Maßnahmen, die zur Bewältigung aller Situationen ergriffen werden müssen, erfasst werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie während der Projektlaufzeit regelmäßig Sitzungen zum Risikomanagement abhalten. Alle Sitzungen müssen sehr transparent sein.
Was ist ein positives Risiko?
Beachten Sie, dass nicht alle Risiken gleich sind, es gibt sowohl positive als auch negative Auswirkungen. Jeder von uns sieht die Risiken als letztere an, aber das ist nicht der Fall. Negative Risiken wirken sich auf ein Projekt in unerwünschter Weise aus, während positive Risiken Chancen sind, die sich positiv auf das Projekt auswirken.
Bei der Planung des Risikomanagements werden sowohl positive als auch negative Risiken berücksichtigt, aber der Ansatz ist nicht immer derselbe. Stellen Sie sicher, dass die negativen Risiken den Erfolg des Projekts nicht beeinträchtigen und dass die Auswirkungen neutralisiert werden, damit das Projekt auf Kurs bleibt. Gleichzeitig müssen die positiven Risiken gemanagt werden, damit sie in vollem Umfang genutzt werden können.
Beispiele für positive Risiken sind z. B. die Gewinnung von mehr Kunden als erwartet und die Fertigstellung des Projekts vor Ablauf der Zeit; ein negatives Risiko jeglicher Art, das sich positiv auf die Kunden auswirkt, gilt ebenfalls als positives Risiko. Beachten Sie, dass die Definitionen von negativen Risiken nicht auf diese Definitionen beschränkt sind. Ein positives Risiko kann sich schnell in ein negatives verwandeln und umgekehrt. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team auf alle Arten von Risiken vorbereitet ist, denen es ausgesetzt ist.
Reagieren auf positive Risken
Ein positives Risiko ist gut, und man muss alle Vorteile nutzen und alle Möglichkeiten verhindern, die es in negative Risiken verwandeln können. Im Folgenden finden Sie die drei wichtigsten Tipps, die Sie befolgen können, um die Arbeit zu erledigen.
- Die Ausnutzung des Risikos bedeutet, dass sich das Ereignis wiederholt und der positive Nutzen so weit wie möglich ausgeschöpft wird.
- Sie wollen die Risiken mit anderen teilen, andere Abteilungen sind beteiligt und Sie sind nicht allein mit der Durchführung des Projekts. Die anderen Abteilungen werden dafür sorgen, dass die Auswirkungen maximiert werden
- Die dritte Möglichkeit ist, gar nichts zu tun. Manchmal ist es sogar bei negativen Risiken das Beste, gar nichts zu tun. Das ist das Einzige, was Sie in Bezug auf das Projekt, das Sie durchführen, tun sollten.
Risikomanagement in Organisationen
Hier stellt sich die Frage, ob Ihre Organisationen bereit sind, das Risikomanagement zu verbessern. Die einfache Antwort lautet: Ja. Mit Hilfe der Standardinstrumente und -schulungen kann sichergestellt werden, dass die Kultur des Risikomanagements am Arbeitsplatz nicht nur entwickelt wird, sondern auch ein Element der Kohärenz vorhanden ist. Dadurch wird auch das Problem der Gemeinkosten gelöst, und dieselbe Matrix kann nahtlos für andere Projekte verwendet werden.
Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, müssen Sie einen Blick in die Archive und die Geschichte Ihres Unternehmens werfen. Sie wird Ihnen eine Einschätzung geben, wie Sie traditionell mit Risiken umgehen können. Um sich dessen bewusster zu werden, muss man die Organisationskultur so gestalten, dass die Art der Ungewissheit als zentrales Geschäftsthema angesehen und gewertet wird. Dies führt zu einer besseren Governance, die wiederum zu einer besseren Strategie und Politik führt, und die Entscheidungsfindung wird ungetrübt.
Risikomanagement-Prozess: 6 zu befolgende Schritte
Hier stellt sich die Frage, wie man mit einem vagen Risiko umgehen kann. Erstellen Sie einen vollständigen Risikobewertungsplan, da dies alles ist, was erforderlich ist. Befolgen Sie die folgenden 6 Schritte, die erforderlich sind, um die Arbeit zu erledigen:
Identifizierung von Risiken
Um das Risiko zu mindern, müssen Sie es genau kennen. Es gibt Möglichkeiten, das Risiko zu mindern, sobald es erkannt wurde. Sammeln Sie alle Informationen in einem Risikoregister, während Sie den Prozess durchlaufen.
Nehmen Sie zunächst alle Beteiligten und Teammitglieder an Bord. Stellen Sie sicher, dass die Vorstellungsgespräche geführt werden und der richtige Mann für die Stelle in die engere Wahl kommt, sobald alle Informationen gesammelt sind. Ein Brainstorming, um alle Risiken zu kennen, denen Sie ausgesetzt sein können, und historische Daten in dieser Hinsicht können sehr hilfreich sein, da sie Ihre Liste potenzieller Risiken erweitern werden.
Gehen Sie tief in das Risiko hinein, damit die Auswirkungen ermittelt werden können. So können Sie sicher sein, dass Sie wissen, ob das Risiko die gleiche Wirkung hat, an die Sie denken. Verlassen Sie sich auf Ihre Intuition, damit Sie auf Szenarien kommen, die Ihnen sonst nicht einfallen. Nutzen Sie die Verarbeitung, um sicherzustellen, dass die Risiken aussortiert und von den Nicht-Risiken getrennt werden.
Risikoanalyse
Das ist eine der schwierigsten Aufgaben, die es gibt. Die Daten sind komplex, und manchmal sind sie nicht verfügbar, aber die Beschaffung von Informationen aus anderen Branchen kann die Auswirkungen erheblich verringern. You might be able to find the framework that has already been implemented within your business.
Sobald dies geschehen ist, ist es einfach, sicherzustellen, dass die Auswirkungen gemildert wurden, und dies schließt Rechtsstreitigkeiten, regulatorische Fragen, die Umsetzung neuer Gesetze und die Verringerung der Auswirkungen ein.
Um das Risiko zu analysieren, müssen Sie also eine qualitative und quantitative Analyse durchführen, denn nur so können Sie herausfinden, wie sich dies auf Ihre Zeitpläne und Ihr Budget auswirken wird.
Die Projektmanagement-Software überwacht Ihr Projekt vollständig und analysiert es auf die damit verbundenen Risiken. Mit Live-Daten und Echtzeitanalysen sind Sie immer einen Schritt voraus. Das Dashboard ist bereits eingerichtet, so dass Sie es nie manuell einrichten müssen. Mit Live-Daten erhalten Sie die beste Analyse, so dass Probleme mit Echtzeitdaten, Diagrammen und Tabellen schneller erkannt werden.
Priorisierung von Risiken
Verstehen Sie einfach, dass nicht alle Risiken gleich sind und deshalb auch nicht als solche behandelt werden sollten. Bewerten Sie das Risiko und stellen Sie sicher, dass die für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.
Eine lange Liste kann auf den ersten Blick entmutigend wirken. Ordnen Sie die Risiken einfach in die Kategorien niedrig, mittel und hoch ein. Jetzt können Sie leicht erkennen, welche Risiken bestehen und wie sie behandelt werden sollten. Es ist ein perfekter Plan für Sie, der auch für zukünftige Projekte verwendet werden kann.
Risiken mit hoher Priorität sind diejenigen, die vorrangig angegangen werden sollten, da sie den Erfolg des Projekts beeinträchtigen können. Andere Risiken sollten ebenfalls beseitigt werden, aber sie sind nicht so einschneidend wie die Risiken mit hoher Priorität. Die anderen Risiken haben nur geringe oder gar keine Auswirkungen auf den Zeitplan und das Budget. Einige der Risiken mit niedriger Priorität sind zwar wichtig, aber Zeit und Ressourcen sollten nicht verschwendet werden.
Risiko-Eigentümerschaft
Risikomanagement ist schwierig, und die ganze Arbeit ist umsonst, wenn es niemanden gibt, der sie beaufsichtigt. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, der im Risikoregister aufgeführt werden sollte. Die verantwortliche Person und das Verfahren, das für die Erledigung der Arbeit angewandt werden sollte, sollten dokumentiert werden.
Die Auswahl ist nun ganz Ihnen überlassen. Es kann ein Mitarbeiter sein, der über die nötige Erfahrung verfügt, um die Situation zu meistern. Die Person sollte die Situation leiten und das Problem entschärfen. Es kann jede andere Wahl sein, aber die gewählte Person muss alle Rechte und Privilegien haben, um mit der Situation umgehen zu können. Auch hier gilt: Die richtige Person für die richtige Aufgabe, und jedes Risiko muss einen Eigentümer haben, damit die Arbeit erledigt werden kann.
Wenn die Person nicht für das Risiko zuständig ist, bedeutet dies, dass das Projekt mehr Risiken birgt. Wichtig ist auch, dass das gesamte Risikomanagement gemäß den festgelegten Verfahren erfolgt und die Unternehmenskultur berücksichtigt wird.
Reaktion auf das Risiko
Jetzt ist es an der Zeit, zu handeln. Das Problem wurde gefunden und Sie müssen nun prüfen, ob das Risiko positiv oder negativ ist. Prüfen Sie, ob das Risiko zum Wohle des Projekts weiter genutzt werden kann. Wenn es sich um ein negatives Risiko handelt, ergreifen Sie Maßnahmen, um die Arbeit zu erledigen.
Das Risikomanagement umfasst einen vollständigen Plan, und die Strategie zur Risikominderung muss als Teil des Notfallplans integriert werden. Die Risiken werden nach Prioritäten geordnet, und sie müssen entsprechend dieser Prioritäten behandelt werden. Nach der Kommunikation mit dem Risikoeigner müssen Sie entscheiden, wie die Pläne umgesetzt werden sollen.
Das Risiko überwachen
Das Risikomanagement ist ohne eine angemessene Überwachung nicht vollständig. Dies ist der Faktor, bei dem die Überwachung ins Spiel kommt. Der Risikoeigner muss wissen, welche Fortschritte bei der Lösung des Problems erzielt wurden und wie derartige Probleme in Zukunft gemindert werden können. Um zum Ende des Plans zu gelangen, sollten das Gesamtbild des Projekts und das aktualisierte Bild betrachtet werden.
Die Kommunikation ist eines der besten Mittel zur Überwachung. Die Kommunikationskanäle und -wege sollten festgelegt werden, und Sie müssen mehr als einen Kanal für die Kommunikation haben, um einen nahtlosen Kontakt zu gewährleisten.
Transparenz ist eine der besten Möglichkeiten für ein erfolgreiches Risikomanagement. Das bedeutet auch, dass jeder an Bord wissen muss, was vor sich geht und ob irgendeine Art von Hilfe erforderlich ist, um das Projekt erfolgreich abzuschließen oder es zumindest wieder auf Kurs zu bringen.
Risikomanagement mit Projektmanager
Die Vorlage für die Risikoverfolgung ist nur der Anfang, daher muss eine vollständige Risikomanagement-Software verwendet werden, um vollständige und genaue Informationen zu erhalten. Nectain verfügt über eine Reihe von Tools, die sicherstellen, dass Sie Echtzeit-Updates mit leicht verständlichen Diagrammen und Präsentationen erhalten.
Risikomanagement ist kompliziert. Ein Risikoregister oder eine Vorlage sind ein guter Anfang, aber Sie brauchen eine robuste Projektmanagement-Software, um den Prozess des Risikomanagements zu erleichtern. Nectain ist ein Tool, das die Zusammenarbeit fördert, die Sie benötigen, um Risiken zu beseitigen, und Informationen in Echtzeit liefert, damit Sie immer auf der Grundlage genauer Daten handeln können. Probieren Sie es selbst aus, und nutzen Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion.
