Korrespondenz und Case Management

Reduzieren Sie die mit der Verwaltung der Geschäftskorrespondenz verbundenen Kosten, indem Sie mit Nectain das Papier abschaffen.

Bearbeitung eingehender Korrespondenz

Registrierung und Klassifizierung

Registrierung und Klassifizierung sind die ersten Schritte bei der Verwendung von Nectain für die Bearbeitung eingehender Korrespondenz. Dazu gehört die Eingabe der grundlegenden Details des Dokuments, wie die Steuernummer des Kunden, das Empfangsdatum, die Nummer des externen Dokuments und mehr.

Die Korrespondenz geht an den Eigentümer

Danach geht die Korrespondenz an den Eigentümer oder an die Person, deren Zustimmung für den nächsten Schritt des Verfahrens erforderlich ist. Sie können es auch der Person geben, die es nur zur Kenntnis nehmen muss.

Drucken eines Aufklebers

Der letzte Schritt bei der Registrierung eines Dokuments besteht im Druck eines Aufklebers mit einer abgeleiteten Dokumentennummer. Der Aufkleber hat die Form eines Strichcodes. Anschließend wird es auf dem Dokument angebracht und zum Scannen geschickt.

Nectain scannt Dokumente nicht simultan

Dabei kann es sich um eine eindimensionale oder eine mehrdimensionale Variante handeln, die sich immer größerer Beliebtheit erfreut. Er kann auch viel mehr Daten speichern. Sie können dies in Stapeln tun, da Nectain die Dokumente nicht gleichzeitig scannt.

Scannt etwa 60 Seiten pro Minute

Mit leistungsstarken Scannern lassen sich bis zu 60 Seiten pro Minute scannen. Dies alles unter Beibehaltung der für die OCR erforderlichen Variablen. Bei der Verwendung von Nectain ist eine vollständige Indizierung des Dokumenteninhalts und eine Inhaltssuche möglich.

Scanbasierte Dokumentenerfassung

Das OCR-Verfahren ermöglicht eine scanbasierte Dokumentenerfassung. Dies ermöglicht die automatische Erkennung von Werten, Daten, ID-Nummern und mehr. Es wird zum Beispiel in Buchhaltungsbüros verwendet.

Schnellere Registrierung von Dokumenten

Dies ist auf die Besonderheit dieser Art von Einrichtungen zurückzuführen, in denen zahlreiche Dokumente in einem kurzen Zeitraum registriert werden. Außerdem folgen die Dokumente selbst in der Regel einem bestimmten Format.

Weiterleitung eines ordnungsgemäß registrierten Dokuments

Das System leitet ein ordnungsgemäß registriertes Dokument in Übereinstimmung mit dem vorgesehenen Workflow-Pfad weiter. Daher unterscheidet sich die Bearbeitung einer Kostenrechnung geringfügig von der Bearbeitung eines juristischen Vertrags oder eines Kundenschreibens.

Bearbeitung ausgehender Korrespondenz

Aufzeichnung der ausgehenden Korrespondenz

Erfassen Sie die ausgehende Korrespondenz, um jedes einzelne Dokument, das vom Unternehmen kommt, ordnungsgemäß zu verfolgen. Das System zeichnet jedes Element auf, das während des primären Arbeitsablaufs in das System gesendet wird, mit Details über den verwendeten Kommunikationskanal.

Automatische Out-List-Erstellung

Auch bei elektronischen Formularen ist die automatische Erstellung von Ausschlusslisten weit verbreitet. Die polnische Post verwendet elektronische Zugangskanäle. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Sendung das Unternehmen verlassen hat und an ihrem Bestimmungsort ankommt. Schauen Sie sich an, wann die Reise begann, lassen Sie eine eindeutige Identifizierung zu und stellen Sie fest, was mit ihr passiert ist.

Verwendung von Dokumentvorlagen

Verwenden Sie Dokumentenvorlagen, um die Verwaltung der ausgehenden Korrespondenz zu optimieren. Ihr Kunde kann diese in Microsoft Word 2007 oder 2010 erstellen. Dies geschieht nach der Registrierung des ausgehenden Dokuments, der Falldaten und der Kundendaten und dem automatischen Ausfüllen des Barcodes.

Digitale Version von Dokumenten versenden

Neben dem physischen Versand des Dokuments (z. B. durch einen Kurierdienst) können Sie auch die digitale Version an die E-Mail-Adresse Ihres Kunden senden. Vergewissern Sie sich, dass Sie zusätzliche Änderungen vornehmen, bevor Sie es abschicken (normalerweise im PDF-Format).

Behalten Sie den Überblick über den Schriftverkehr

Papierkopien sind ordnungsgemäß beschriftet

Papierkopien von Dokumenten werden häufig in ordnungsgemäß beschrifteten Behältern aufbewahrt, damit die Kunden die ausgehende und eingehende Post katalogisieren können. Jedes Dokument wird in das System eingegeben und mit einem aktenkundenspezifischen Barcode versehen. Es gibt auch eine ausreichende Beschreibung des Inhalts.

Standardordner für jede Art von Dokument

An der Rezeption gibt es für jede Art von Dokument einen Standardordnertyp. Von diesem Zeitpunkt an werden die Dokumente einer bestimmten Art im Aktenordner aufbewahrt. Auf beiden Seiten des Systems ist eine Verbindung zwischen dem Aktenordner und dem Dokument zu erkennen.

Anruf zur Einsichtnahme in die Informationen auf dem Aktenordner

Wenn Sie ein Dokument aufrufen, sehen Sie Informationen über den Aktenordner, zu dem es gehört. Wenn Sie einen Aktenordner aufrufen, können Sie außerdem Informationen über alle dort aufbewahrten Dokumente einsehen. Sie können solche Anrufe tätigen, indem Sie die Barcodes auf den Dokumenten oder Aktenordnern lesen.

Entsprechende Korrespondenz

Dokumente können miteinander verbunden werden

Jedes Dokument, das das Unternehmen betritt oder verlässt, kann mit anderen Dokumenten verknüpft werden, die dort bereits registriert wurden. Außerdem können Sie es an Kunden, Gruppen, Praxen, Probleme usw. weitergeben.

Durchsicht der Korrespondenz

Effiziente Korrespondenzsuche

Ein effizientes Suchwerkzeug für die Korrespondenz ist Teil des elektronischen Dokumentenmanagementsystems von Nectain. Verwenden Sie zum Starten die Katalognummer eines manuell gescannten oder eingegebenen Dokuments. Weitere Merkmale der Dokumente, wie z.B. der Mandant, das Eingangsdatum, die verantwortlichen Personen usw., sowie Anhänge können für die Suche verwendet werden.

Jedes elektronische Dokument wird auf die neueste Version aktualisiert, während es den Arbeitsablauf des Unternehmens durchläuft. Wenn Sie also ein solches Fahrzeug finden, ist es bereits mit einer vollständigen Historie aller seit der Erstzulassung vorgenommenen Änderungen versehen.

Wichtige Merkmale von Nectain

Nectain verbessert die Arbeitsabläufe für ausgehende und eingehende Korrespondenz durch

Ermöglichung ein- und zweidimensionaler Barcodes für die Suche und Identifizierung von Dokumenten

Unterstützung von OCR-Dokumenten bei der Suche nach Anhängen und vollautomatische, scanbasierte Registrierung von Dokumenten

Beschreiben, wie Registrierungspunkte ausgeführt wurden

Scannen von Dokumenten

Umfassende Verfolgung der eingereichten und bearbeiteten Dokumente

Unterstützung für große Mitarbeiterzahlen und Datenmengen

die Fähigkeit, aktuelle Arbeitsabläufe im Falle von Änderungen der Geschäftspraktiken, einschließlich derjenigen, die von der IT-Abteilung des Kunden vorgenommen werden, zu ändern

Starten von Sub-Workflows, damit die am Front Desk registrierte Korrespondenz automatisch in einen Workflow-Pfad übertragen werden kann. Der Pfad bezieht sich auf einen bestimmten Dokumententyp