Digitales Vertragsmanagement Workflow

Der Hauptzweck des digitalen Vertragsmanagement-Workflows besteht darin, das gesamte Genehmigungsverfahren für zuvor erstellte Dokumente zu erleichtern.

Verbessern Sie das Management des Vertragslebenszyklus

Ein digitaler Vertragsmanagement-Workflow von Nectain macht die Prozesse der Vertragsvorbereitung, -verhandlung, -validierung und Unterschriftensammlung deutlich einfacher und effizienter und verbessert das Contract Lifecycle Management (CLM) deutlich.

Minimierung der Kosten für die Speichernutzung

Darüber hinaus hilft der Management-Workflow, die Kosten für die Nutzung des Speicherplatzes zu minimieren, und ermöglicht es dem Benutzer, Dokumente in kürzester Zeit zur Hand zu haben, indem er eine zuverlässige und sichere digitale Bibliothek mit einer schnellen Suchoption aufbaut.

Unterstützung während der Laufzeit eines Vertrags

Gleichzeitig bietet Nectain Unterstützung während der gesamten Lebensdauer eines Vertrages: von der Erstellung einer rechtlichen Vereinbarung (unter Verwendung einer entsprechenden Vorlage) bis hin zur Umsetzung von Änderungen und zur Sammlung von Unterschriften, sowohl auf traditionellem als auch auf digitalem Wege.

Leicht zugänglich für die Nutzer

Nachdem die digitale Version eines Vertrags in der digitalen Ablage gespeichert wurde, ist sie für berechtigte Benutzer leicht zugänglich. Und durch die Anbindung an ERP-Systeme kann es im Prozess der Kostenzuordnung eingesetzt werden.

Digitaler Vertragsmanagement-Workflow mit Nectain

Der Workflow der Vertragsverwaltung mit Hilfe von Nectain umfasst:

Beginn der Erstellung eines Entwurfs für eine Vereinbarung. Sehr oft wird diese Phase von einem Benutzer eingeleitet, der über die erforderliche Berechtigung verfügt. In einigen Fällen beginnt das Verfahren automatisch: wenn es eine Folge von Geschäftsvorgängen ist, die innerhalb eines anderen IT-Systems ausgeführt werden. Zum Beispiel, wenn ein Kunde einem Angebot zustimmt oder eine der beiden Seiten sich nicht mehr an einer Vereinbarung beteiligt).

Festlegung der genauen Form einer Vereinbarung und Ausfüllen des Formulars mit ihren Parametern. Je nach Art des Abkommens werden verschiedene Arten von Daten extrahiert. Zum Beispiel, bei der Kostenvereinbarung sind dies die Angaben zu den verschiedenen Phasen und Zahlungsplänen, bei den NDAs die Vertragsstrafe für einen Verstoß). Diese Informationen könnten dann in Berichte umgewandelt werden (z. B. könnten sie den Medianwert von Verträgen für eine bestimmte Art von Dokument definieren).

Erstellung einer Vereinbarung anhand einer Vorlage. Das Programm übernimmt die Parameter direkt aus der Vorlage und diese Daten werden automatisch in den Vertrag übernommen. Je nach Inhalt des Formulars können bestimmte Teile und Klauseln des Dokuments unter Vorbehalt erstellt werden. Der Anfang des Dokuments wird beispielsweise mit Kundeninformationen aus dem CRM oder anderen relevanten Quellen gefüllt. (Alternativ dazu werden in Anlehnung an die Geschäftsstandards Teile des Textes, die die Vertraulichkeit betreffen, nur dann erstellt, wenn die Seiten zuvor keine individuelle NDA hatten).

Abweichungen vom Muster und die Genehmigung des Vertragsinhalts erfolgen nach dem spezifischen Validierungsalgorithmus. Dabei kann es sich um eine einfache Genehmigung durch einen autorisierten Benutzer oder durch eine ganze Abteilung handeln. Der Vereinbarungsentwurf kann z. B. die Zustimmung der Vorgesetzten erfordern, die die Vertragsbedingungen ausfüllen. Zu diesem Zeitpunkt könnte das Programm einen Entwurf des Abkommens erstellen, der auf einer Vorlage basiert, und dann die Ausnahmeregelungen identifizieren, die während der Verhandlungen vereinbart wurden. Gleichzeitig besteht auch die Möglichkeit, ein Risikoregister (das sowohl geschäftliche als auch rechtliche Risiken umfasst) im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss zu verwenden. Es ist auch sinnvoll, die Gesamtzeit zu überprüfen, die für die Prüfung der Dokumente benötigt wird.)

Der Prozess des Sammelns von Unterschriften kann die Unterzeichnung von Papieren mit den bekannten handschriftlichen Unterschriften beinhalten, sowie Unterschriften, die mit Smartphones geleistet werden (nicht unähnlich der Entgegennahme von Lieferungen durch einen Kurier) oder durch elektronische Signaturen, zu denen die so genannten qualifizierten Signaturen gehören, die man mit speziellen Tools wie Autenti, Adobe Sign, Skribble, Docusign oder anderen leisten kann.) Unterschriften können auf jede verfügbare Weise gesammelt werden. Das Programm informiert die relevanten Gruppen immer über die notwendigen Aktionen und zeigt den Status einer Signatur transparent an.

Aufgaben, die nach Abschluss der Vereinbarung zu erledigen sind, können teilweise oder vollständig automatisiert werden. Wenn nach der Unterzeichnung einer Vereinbarung bestimmte Aktionen durchgeführt werden müssen (wie z. B. das Hinterlassen eines Eintrags im System, das Abhalten einer Gruppensitzung oder das Benachrichtigen bestimmter Personen), sendet das Programm eine E-Mail-Nachricht, schickt dem Benutzer Aufgaben zur Ausführung und Bestätigung oder gibt Daten über einen Webdienst in das entsprechende System ein. Auf diese Weise bleibt der gesamte Prozess des Vertragsabschlusses direkt mit den Geschäftsprozessen eines Unternehmens verbunden, da er diese initialisiert und abschließt.

Der Prozess der Archivierung digitaler Dokumente. In besonderen Fällen können autorisierte Benutzer ein zuvor signiertes Dokument schnell registrieren. Sie ermöglichen es dem Nutzer, die Phasen der Erstellung eines Dokuments, der Verhandlung und der Unterschrift zu beschleunigen (in seltenen Fällen kann die Bestätigungsphase übersprungen werden - zum Beispiel, wenn ein Nutzer zuvor geschlossene Verträge digital archivieren möchte). Das System kann sowohl OCR als auch Massenscans durchführen. Diese Funktion erleichtert die Suche innerhalb des digitalen Archivs und dieser Prozess beinhaltet die Verwendung von Phrasen und Schlüsselwörtern, die in der Vereinbarung zu finden sind. Bei dieser Art von Vereinbarung ist es auch zulässig, die Metrik eines Dokuments zu ergänzen. Dies bedeutet die Eingabe von Metadaten, die über die Vertragsbedingungen informieren, entsprechend der bereits vorhandenen Formularvorlage für einen ausgewählten Vertragstyp.)

Der Workflow des digitalen Vertragsmanagements kann in den Prozessen der Systemrealisierung und Systempflege mühelos erweitert und verändert werden. Dies gilt auch für den Fall, dass das Unternehmen die Organisationsstruktur und die Verfahren ändert (vor oder nach Beginn der Produktion der Lösung).

Die wichtigsten geschäftlichen Vorteile von Nectain

Mit Nectain DIY für den öffentlichen Sektor können Sie die Arbeitsabläufe automatisieren und bei Bedarf zeitnahe Antworten senden, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

Schnelleres Verfahren zur Vertragsgenehmigung

Der Prozess der Vertragsgenehmigung wird schneller und effektiver gestaltet und nach den Regeln und Algorithmen des Unternehmens durchgeführt. Die Genehmigungen werden digital verarbeitet (auf einem mobilen Gerät oder in einem Browser), was den Mitarbeitern das Leben sehr erleichtert.

Verfügbare Vertragsvorlagen

Neue Vertragsvorlagen sind sofort verfügbar. So verbringen die Mitarbeiter keine Zeit damit, nach geeigneten Dokumentvorlagen zu suchen. Dies hilft ihnen, mögliche Fehler zu vermeiden, die durch die Verwendung einer falschen Vorlage entstehen.

Automatische Vertragserstellung

Die automatische Vertragserstellung spart eine Menge Zeit. Das Vertragsmuster wird mit Informationen (Vertragsbedingungen, bedingte Ursachen) gefüllt, die aus verschiedenen IT-Systemen oder einem Formular übernommen werden.

Prozess der digitalen Unterzeichnung

Die manuelle Unterzeichnung eines Dokuments ist weniger transparent und sicher und viel langsamer als das digitale Unterzeichnungsverfahren.

Zuverlässiges digitales Repository

Ein digitaler Speicher für Dokumente ist ein zuverlässiges Papierarchiv. Die Eingabe konnte ausschließlich über eine entsprechende Berechtigung per Computer oder Smartphone erfolgen.

Alle Modifikationen werden beibehalten

Über die durchgeführten Aufgaben wird ein vollständiges Protokoll geführt. Alle kleinen Änderungen, die am Vertrag vorgenommen werden, werden im System gespeichert und sind für den Prozess der Prüfung zugänglich (dieser Prozess wird auch als Prüfbarkeit bezeichnet).

Einfache Entscheidungen bei Verhandlungen

Die Aufzeichnung der geschäftlichen und rechtlichen Risiken macht das Verfahren klar und einfach. Gleichzeitig ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, wer für die in den Verhandlungen getroffenen Entscheidungen verantwortlich ist.

Die Daten über die Zeit, die in den verschiedenen Phasen der Erstellung, Änderung und Ausfüllung eines Dokuments vergangen ist, helfen, die Ressourcen effizienter zu nutzen und das gesamte Verfahren zu optimieren.

Effiziente Ressourcennutzung und optimierter Ablauf

Hauptmerkmale von Nectain

Diese Funktionen der Low-Code-Plattform von Nectain sind grundlegend für die Realisierung des digitalen Dokumentenmanagement-Workflows und insbesondere des Vertragsmanagement-Workflows.

Pflege von Barcodes, um den Prozess des Einscannens einer Vereinbarung zu verbessern.

Die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Dokumentenbestätigungs-Workflow zu erstellen. Dazu gehört auch eine komplexe bedingte Genehmigung, die die einzigartige Organisationsstruktur des Unternehmens und die individuellen Parameter der gewählten Vertragsart berücksichtigt.

Die Möglichkeit, über einen Browser oder eine entsprechende mobile Anwendung auf Android oder iOS in das Programm zu gelangen und die mit der Dokumentenbestätigung verbundenen Vorgänge auszuführen.

Ein effektiver Ansatz für die Delegation von Arbeit und kurzfristige Vertretungen.

Intuitive und schnelle Änderung eines Workflows bei jeder Änderung der Algorithmen zur Dokumentengenehmigung ist durch die Change BPM-Technologie möglich.

Das Potenzial, den digitalen Vertragsmanagement-Workflow durch die Einbindung neuer verbundener Prozesse wie Zahlungsabwicklung, Gegenpartei-Validierung, Registrierung und Rechnungsstellung weiter zu verbessern.

Verbindung mit den IT-Systemen des Unternehmens, um verschiedene Wörterbücher zu verwenden und die Vertragsparameter zu vervollständigen.

Übersichtliche und zugängliche Berichte über die laufenden Vereinbarungen, einschließlich Aufzeichnungen über Änderungen und Genehmigungen.

Mit Hilfe des aktiven Berichtswesens ist es viel einfacher, ineffiziente Teile im Vertragsgenehmigungsprozess zu finden und zu lösen und entsprechende Änderungen anzubieten und umzusetzen.

Die Skalierbarkeit ist in das System integriert. Dadurch kann das Programm die Verarbeitung großer Informationsmengen und immenser Mengen von Mitarbeitern bewältigen.