7 beste Workflow-Management-Software zur Steigerung der Effizienz im Jahr 2023

Workflow-Management: Was ist das?

Schauen wir uns zunächst einmal die Definition von Workflow-Management an. Ein Team oder eine Organisation muss mehrere kleinere Aufgaben koordinieren, um ein umfangreicheres Projekt abzuschließen. Dies wird als Workflow-Management bezeichnet.

Unter Workflow-Management versteht man einfach den Prozess der Durchführung einer Reihe kleinerer Aufgaben zur Erreichung eines größeren Ziels. Der Begriff “Workflow” bezieht sich einfach auf eine Gruppe einzelner Aufgaben, die durchgeführt werden, um ein größeres Ziel im Prozess zu erreichen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei einem Arbeitsablauf um einen Prozess handeln muss, der wiederholt in einer Reihe auftreten kann. Sie können das Workflow-Mapping-Konzept nutzen, um ein tieferes Verständnis dieser Prozesse zu erlangen und sie kontinuierlich zu verbessern.

Um den “Workflow” als solchen näher zu untersuchen, ist es wichtig zu verstehen, dass er aus den folgenden drei Komponenten besteht:

  • Eingabe – Was Sie bereitstellen müssen, um eine Aufgabe zu beginnen.
  • Transformation – Die Veränderungen, die bei der Ausführung der Aufgabe stattfinden.
  • Output – Das Ergebnis der Beendigung der Aufgabe. Die Ausgabe kann die “Eingabe” oder der Ausgangspunkt für einen anderen Schritt sein.

Die Verwaltung von Bestellungen und die Zubereitung von Getränken wäre zum Beispiel der Arbeitsablauf, wenn Sie bei Starbucks arbeiten würden (das übrigens ein Kunde von Hive ist). Die Bestellung wäre der Input, und die Zubereitung des Kaffees wäre die Transformation. Die Auslieferung des Getränks an den Kundenstamm wäre das Ergebnis.

Wichtige Elemente der Workflow-Management-Software

Nachdem wir die Grundlagen des Workflow-Managements und des Arbeitsablaufs erläutert haben, wollen wir einen Blick auf die Tools werfen, die Sie verwenden müssen. Workflow-Management-Software bezieht sich auf ein System, das die Abwicklung von Arbeitsabläufen erleichtert und wiederholbare Prozesse aus einer groß angelegten Perspektive verwaltet.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Elemente der Workflow-Management-Software, die Sie in einem System suchen sollten:

  • Wiederholbare, genau definierte Prozesse

Jedes Workflow-Management-Tool muss in der Lage sein, ein Projekt oder eine Aufgabe durch einen Zyklus von Wiederholungen zu führen.

  • Ansichten auf Makroebene zur Verfolgung des Fortschritts

Die Benutzer müssen in der Lage sein, den Fortschritt einer Kampagne oder eines Projekts im Laufe der Zeit zu verfolgen, um die Arbeitsabläufe in der Workflow-Management-Software zu verbessern.

  • App-Integrationen

Die Gewährleistung eines effizienten Projekt- und Aufgabenflusses ist der eigentliche Zweck von Workflow-Management-Software. Dazu gehört die Integration mit den derzeit verwendeten Tools, um die Arbeit zu automatisieren und die Abläufe zu rationalisieren.

  • Funktionen für Analysen und Berichte

Sie sollten in der Lage sein, Ihre Produktivität und Ihren Erfolg zu bewerten, um einen Prozess oder Arbeitsablauf zu verfeinern. Das bedeutet, dass Ihre Workflow-Management-Software über eine Berichtsfunktion verfügen muss.

Die beste Software für die Verwaltung von Arbeitsabläufen

Im Folgenden werden einige der besten heute verfügbaren Workflow-Management-Softwareoptionen vorgestellt, wobei all diese Notwendigkeiten berücksichtigt werden.

1. Nectain

Nectain ist eine Plattform, die auf den Prinzipien von DIY (Do It Yourself) basiert. Es verwendet Low-Code-Tools, mit denen die Benutzer schnell ihre eigenen Verfahren und Lösungen erstellen können, ohne ein tiefes Verständnis für die Codierung zu haben.

Sie können auf dieser Plattform anspruchsvolle Geschäftsanwendungen erstellen, ohne sich um ein schwieriges Datenbankdesign kümmern zu müssen. Denn es verfügt über eine umfangreiche Sammlung komplexer Funktionen, die sofort einsatzbereit sind, wie IDP und Organisationsstrukturmanagement.

Nectain verfügt über eine Reihe von wichtigen Leistungsmerkmalen, darunter:

  • Leistung – Nectain kann große Datenmengen und eine Vielzahl von Benutzern gleichzeitig verarbeiten.
  • Supercharge Development – Die Plattform von Nectain macht es einfach, innovative Anwendungen zu erstellen.
  • DMN 1.1. & BPMN 2.0. Standards – Um Unternehmen bei der Entwicklung eines einfach zu verstehenden Rahmens zu unterstützen, hat die Object Management Group (OMG®) BPMN 2.0 eingeführt. Nectain setzt es ein und dient als Bindeglied zwischen der Planung und Ausführung von Geschäftsprozessen.
  • DMN Decision Engine – Durch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Geschäftsregeln und der Automatisierung von Geschäftsentscheidungen mit Nectain können IT-Teams und relevante Stakeholder das Entscheidungsmodell und die Notation (DMN) verwenden. Dies ist ein globaler Standard für die Modellierung und Automatisierung von Entscheidungen.
  • Optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) – Nectain verwendet Google und Azure Document Recognition als Lösung. Mit Hilfe von Nectain ist es jetzt einfach, die Verarbeitung von Datendokumenten zu automatisieren, so dass Computer Daten selbständig erkennen können. Sie können sie dann entsprechend einteilen, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben.
  • Keine Datenmodellierung – Bei der Verwendung von Nectain zur Erstellung von Anwendungen ist keine Datenmodellierung erforderlich. Sie können damit beginnen, den gesamten Prozess zu modellieren. Danach können Sie den Prozess modellieren, nachdem Sie festgelegt haben, welche Informationen erforderlich sind. Dies hat das Potenzial, den digitalen Wandel zu beschleunigen.
  • Organisationsstruktur – Die Mitarbeiter einer Abteilung können wechseln, aber die Rolle, die sie innehaben, bleibt dieselbe.
  • Anwendung aus einer Hand – Sie können Ihr gesamtes System mit Nectain in einem einzigen Studio erstellen.

2. ProProfs

Das intelligente Workflow-Management-Tool ProProfs Project bietet Echtzeit-Updates über den gesamten Lebenszyklus des Projekts. Auf dem benutzerfreundlichen Dashboard können Sie Fristen, Aufgaben und Teilaufgaben problemlos verwalten. Sie können auch ganz einfach Dateien austauschen und an Diskussionen teilnehmen, wo immer Sie sind und wann immer Sie wollen.

Das Tool unterstützt die Rechnungserstellung und bietet die Möglichkeit, Rechnungen individuell zu gestalten. Sie können auch individuelle Arbeitsabläufe entwerfen, die den Anforderungen Ihres Projekts entsprechen. Mit ProProfs ist die Zusammenarbeit im Team ein Kinderspiel.

ProProfs verfügt über einige weitere Funktionen, die es zu einem fantastischen Programm zur Verwaltung von Arbeitsabläufen machen, darunter:

  • Automatisches Ausführen von Workflows
  • Kontrolle multidisziplinärer Teams
  • Echtzeit-Updates zum Projektfortschritt
  • Kanban-Tafeln, Gantt-Diagramme und mehr

3. Fluix

Die No-Code-Webanwendung Fluix ist für Branchen wie Bauwesen, Renovierung, Luftfahrt, Energie und mehr konzipiert. Die wichtigsten Lösungen der Plattform sind die automatische Datenerfassung und das Workflow-Management. Sie können mobile Formulare verwenden, um zunächst Daten zu sammeln und diese dann durch Workflows zu leiten, um Prozesse für mehrere Teams zu optimieren.

Eine Automatisierungsstrategie wie diese hilft bei der Verwaltung von Geschäftsabläufen, die zahlreiche Mitarbeiter und Aufgaben umfassen. Beispiele hierfür sind Sicherheitskontrollen, Feldinspektionen, Wartung von Geräten und andere.

Fluix bietet:

  • Web-, iOS- und Android-Betriebssysteme
  • Ausfüllbare PDF-Dateien und Online-Formulare erleichtern die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams.
  • Sie können schrittweise Workflows mit Hilfe eines Drag-and-Drop-Workflow-Builders erstellen.
  • Die rollenbasierte Zugriffsverwaltung schränkt ein, welche Antragsteller Zugriff auf Dateien und Aufgaben haben.
  • Integration von BI-Tools, die den Export und die Analyse von Daten ermöglichen.

4. Projectsly

Ein neues Projektmanagement-Tool namens Projectsly von 500apps bietet ein ausgeklügeltes Aufgabenmanagement und starke Automatisierungsfunktionen.

Das Tool ist sehr hilfreich für Remote-Teams, da es die Teamarbeit fördert. Sie ermöglicht es Projektmanagern, Teamaufgaben zuzuweisen und zu überwachen, ohne einen Schritt zu überspringen. Mit Projectsly können Sie Ihre Projektplanung organisieren und jede Phase von Anfang bis Ende überwachen.

Zu den Merkmalen von Projectsly gehören:

  • Kanban-Tafeln für die Erstellung und Verfolgung von Aufgaben
  • Gantt-Diagramm zur Visualisierung des Aufgabenfortschritts
  • Automatisierte Erstellung von Arbeitsabläufen
  • Google Chrome-Erweiterung für Gmail-Projektmanagement

5. ClickUp

Mit ClickUp können Sie die Zuweisung von Teamressourcen verwalten und gleichzeitig Projektpläne und Arbeitsabläufe optimieren. Teams aus der ganzen Welt nutzen das unkomplizierte, ästhetisch ansprechende Tool, um bei der Sache zu bleiben.

ClickUp könnte aus mehreren Gründen das richtige Workflow-Management-Programm für Sie sein, unter anderem:

  • Benutzer können benutzerdefinierte Automatisierungsvorlagen erstellen, um bestimmte Arbeitsschritte zu automatisieren.
  • Zu den Ansichten für ein Projekt gehören die Kalender-, die Gantt- und die Zeitachsenansicht.
  • Berichte, mit denen Sie personalisierte Dashboards erstellen können.

6. Smartsheet

Seit der Zusammenarbeit mit 10.000 Fuß hat sich dieses Tool zu einem fantastischen Werkzeug für die Verwaltung der Ressourcen und Arbeitsabläufe eines Teams entwickelt. Die meisten Smartsheets haben ein Excel-ähnliches Format. So können die Teams leicht erkennen, was erledigt werden muss und was als nächstes ansteht.

Smartsheet ist ein hervorragendes Tool für die Verwaltung von Arbeitsabläufen, unter anderem aufgrund einiger Faktoren:

  • Workflow-Automatisierung für Aufgaben und Projekte.
  • Flexible Projektlayouts mit Aufgabenvisualisierungstools wie Gantt-Diagrammen und Tabellenansichten.
  • Integrationen mit Programmen wie Google Apps und Microsoft Office.
  • Verbesserte Fähigkeiten zur Ressourcenverwaltung.

7. Pipefy

Ein Workflow-Management-Tool namens Pipefy unterstützt die Teams bei Datenanfragen, der Ausführung von Aufgaben und der Erfolgsberichterstattung über alle Kampagnen und Projekte hinweg. Teams auf der ganzen Welt verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe inzwischen auf dieses Tool. Dies ist auf ihren Workflow-Entwicklungsprozess zurückzuführen, der mit wenig Code auskommt.

Zu den zusätzlichen Funktionen, die Pipefy zu einem erstklassigen Workflow-Management-Programm machen, gehören:

  • Gebrauchsfertige Vorlagen, die bei der Organisation von Gesamtprozessen und Arbeitsabläufen helfen können.
  • Benutzerdefinierte Workflows zur Vereinfachung der Arbeit.
  • Die Möglichkeit, bei Bedarf von überall im Unternehmen auf die Arbeitsabläufe zuzugreifen.